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Travailleurs sociaux : des recommandations de la CNIL pour protéger les données des personnes accompagnées

Les travailleurs sociaux se trouvent en première ligne face aux millions de Français éloignés ou en difficulté face au numérique (voir, à ce propos, « le travail social à l’épreuve du numérique ».

Le 3 juillet dernier, le Haut conseil du travail social (HCTS),  rappelait, que « le travail social « se fonde sur la relation à l’autre, dans sa singularité et le respect de sa dignité.  Ainsi les travailleurs sociaux

  • veillent à agir avec la personne et non à sa place, même si parfois, un gain de temps et une certaine recherche d’efficacité peuvent les inciter à le faire.
  • recherchent son consentement éclairé, c’est-à-dire son accord après lui avoir donné toutes les informations et explications nécessaires à sa décision.
  • associent la personne et favorisent son autonomie. Le respect de la dignité des personnes impose le respect de leur vie privée.

 Aussi, l’utilisation des outils numériques ne doit pas aller à l’encontre du respect des obligations légales inscrites notamment dans le code d’action sociale et des familles, de la législation CNIL et du règlement général de la protection des données RGPD.

 La saisie informatique de données diffusées et stockées sur un réseau interroge le partage d’informations. Si par le passé les travailleurs sociaux gardaient la maîtrise des informations qu’ils recueillaient, le partage systématique d’informations au travers du système informatique rend aujourd’hui cette mission plus délicate. Ils doivent donc veiller aux risques encourus et garantir le respect du secret professionnel auquel une majorité de travailleurs sociaux est astreinte soit par mission, soit par profession. Seules les dérogations prévues par les textes permettent de lever le secret professionnel dans des objectifs de protection. C’est pourquoi, dans le respect de la loi, le partage d’information doit rester limité à la conduite des actions en recherchant l’accord des personnes concernées.

 La loi doit être appliquée : l’accessibilité des dossiers à l’ensemble du personnel d’une structure quel que soit son statut, les listes de mots de passe stockés par les services sociaux sont prohibées même si ces usages peuvent paraître pratiques.

 Le HCTS et la CNIL rappellent que le professionnel ne doit collecter que des informations utiles et nécessaires à l’exercice de ses missions. En conséquence, les professionnels doivent s’assurer que l’utilisation des outils numériques leur permettent de respecter leurs obligations légales ou du moins, que leur utilisation ne soit pas une entrave au respect de leurs obligations ».

Des fiches d’information et un modèle de mandat

La CNIL vient de publier un kit d’information à l’attention des professionnels qui peuvent être amenés à recueillir les données personnelles des bénéficiaires d’un service social lorsqu’ils les accompagnent dans la réalisation de demarches en ligne.

« La dématérialisation des services publics constitue, pour certains usagers, un véritable obstacle à l’accès aux droits et/ou à la réalisation de certaines démarches obligatoires. Les raisons peuvent être multiples : absence de matériel informatique adapté, non-maitrise des outils informatiques…

Ces usagers sont donc amenés à se déplacer, lorsqu’ils le peuvent, dans des espaces publics numériques (EPN) ou auprès de guichets sociaux, en vue de solliciter un accompagnement leur permettant de réaliser leurs démarches numériques.

Cet accompagnement peut prendre différentes formes :

  • dispense de formations à la maîtrise des outils numériques («je forme »);
  • aide à l’accomplissement des démarches en ligne (« j’accompagne »);
  • réalisation de démarches en ligne à la place de l’usager (« je fais à la place de »).

Les travailleurs sociaux sont ainsi amenés à collecter et utiliser les données des personnes qu’ils accompagnent ».

Pour garantir le respect de leur vie privée et la confidentialité de leurs données, la CNIL a élaboré

  • des « fiches de bonnes pratiques » auxquelles ont contribué un certain nombre d’acteurs : la Caisse nationale des allocations familiales (Cnaf) ; les Restos du Cœur ; le ministère des Solidarités et de la Santé ; les petits frères des Pauvres ; Pôle emploi ; la Croix-Rouge française ; l’Association des Départements de France (ADF) ; l’Association des Maires de France (AMF) ; la Fédération des Acteurs de la Solidarité ; l’Association pour l’accompagnement et le maintien à domicile (Apamad) ; l’Ecole Nationale Supérieure des Sciences de l’Information et des Bibliothèques (ENSSIB) ; l’Association nationale des assistants de service social (Anas) ;
  • un modèle de mandat permettant d’encadrer l’utilisation des données des usagers par le professionnel, notamment lorsque ce dernier réalise les démarches pour le compte d’un usager.

Ces documents ont vocation à être complétés et personnalisés en fonction des spécificités de l’accompagnement ou de l’organisme concerné».

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